Branchenbrief Health Care Logistik, Ausgabe 1, September 2015

Outsourcing im Sanitätshaus

Logistik 3.0 sichert Zukunft

„Sanitätshäuser, die moderne und effiziente Logistik nutzen, verschaffen sich starke Vorteile gegenüber ihren Mitbewerbern.“ Diese ebenso provokante wie motivierende Aussage stammt von Olaf Glowacz. Der Experte für Logistik im Sanitätsbereich muss es wissen, steht er doch mit doclog einem der führenden Markenlogistiker im Gesundheitswesen vor. Glowacz gilt als intimer Branchenkenner und gibt wertvolle Informationen, Tipps und legt Fakten offen.

Die Aufgabe des Sanitätshauses

Doch zunächst zurück auf Anfang: Was bietet ein modernes Sanitätshaus? Hier erhält man sämtliche Produkte, die den Alltag für Behinderte, Kranke, Pflegebedürftige, Senioren bzw. deren Angehörige erleichtern. Zum Sortiment zählen Duschstühle, Rollatoren, Pflegebetten, Badewannenlifter und Rollstühle sowie andere Artikel aus dem Hilfsmittelkatalog der gesetzlichen Krankenkassen. Für die mit Hilfsmittelnummern versehenen Waren können Patienten eine ärztliche Verordnung zur Abrechnung einreichen. Des Weiteren spezialisieren sich viele Häuser auf Gesundheits- und Wellnessprodukte wie auch die orthopädische Schuh- und Einlagenfertigung.

Die verschiedenen Transporte

Glowacz‘ Organisation mit Sitz in Potsdam unterstützt bundesweit eben jene Sanitätshäuser und Unternehmen; vor allem bei der Abholung und Umlagerung von Hilfsmitteln und Reha-Technik (MIP, ZHP, DHP, CURA). Laut dem Fachmann gibt es gleich mehrere Anlässe, warum Sanitätshäuser externe Dienstleister mit gewerblicher Transportlogistik beauftragen. Die ausführenden Transporteure sind entweder Paketdienste, Speditionen oder eben spezialisierte Logistikunternehmen wie doclog und der Mitbewerber TCLOG. Dabei unterscheiden sich die Anbieter mal mehr, mal weniger voneinander. Alle jedoch bieten die klassischen Transportarten an:

Abholungen: Pakete, Päckchen und Paletten werden bequem durch den Zusteller abgeholt und ausgeliefert.

Rückholungen: Der Rücktransport nochmals einzusetzender bzw. gemieteter Hilfsmittel zur ursprünglichen Ausgabestelle.

Pool-Abholungen: Im Pool befinden sich Hilfsmittel, die Eigentum der jeweiligen Krankenkasse sind. Benötigt nun ein Versicherter in Hamburg beispielsweise einen Elektrorollstuhl und dieser ist dort nicht verfügbar, wird im Auftragssystem des Pools geschaut, wo ein Gerät vakant ist. Ist dieses etwa gerade in München gelagert, fordert im Auftrag des Patienten bzw. der Kasse das Hamburger Sanitätshaus die Ware in München an. Im diesem Fall fährt der Logistik-Dienstleister also von Hamburg nach München und zurück. Auch defekte Hilfsmittel aus dem Pool der Krankenkassen werden so gegen einen Ersatzartikel ausgetauscht und zurück zur Ausgabestelle transportiert. Gleiches gilt für Hilfsgeräte, die patientenseitig nicht mehr benötigt werden, etwa aufgrund von Tod oder Genesung.

Alleinstellungsmerkmal und Effizienz

Absolutes Alleinstellungsmerkmal von doclog ist jedoch, dass die Potsdamer die gesamte Avisierung der Abholung für den Kunden übernehmen. Das beauftragende Haus muss sich also in Bezug auf den Transport um nichts mehr kümmern, spart wertvolle Zeit seiner Fachangestellten ein und kann diese für andere, wichtigere Arbeiten einsetzen. So gesehen lassen sich durch externe Logistikpartner die Kosten im Sanitätshaus senken und die Umsätze steigern. Das fängt damit an, dass geschulte Callcenter-Agents im Auftrag des Kunden-Sanitätshauses die Abholstelle anrufen. So wird geklärt, ob die Ware, etwa ein Toilettenstuhl, wirklich verfügbar ist und wann sie ordentlich sowie versandgemäß verpackt abgeholt werden kann. Oftmals seien dazu mehrere Telefonate vonnöten, so Glowacz. Hat man sich auf einen Termin geeinigt, bekommt die Abholstelle wenn möglich eine kurze Bestätigungs-Email. Der Auftraggeber kann wiederum über das hauseigene Auftragssystem MALU online den Status seiner Abholung in Echtzeit abrufen.

Minimum 15 Minuten eingespart

Minimum 15 Minuten Arbeitszeit pro Abholung, so schätzt unser Experte, spart der Kunde somit an Arbeitszeit ein. Doch es kommt noch viel besser: Oftmals sind auf den abzuholenden Paketen an der Abholstelle – trotz der bis ins kleinste Detail besprochenen Avisierung – kein Empfänger und kein Versender verzeichnet. Der Lieferschein befindet sich nämlich in rund 50 Prozent der Fälle statt in der Klebetasche auf dem Paket innen im Paket. Stehen dann noch mehrere Pakete an der Abholstelle, ist Chaos vorprogrammiert und schnell mal ein Paket vertauscht. Drei Mal im Monat kommt solch eine Verwechslung mindestens vor, schätzt Olaf Glowacz.

Keine Kosten für Fehlanfahrten

Auch Leerfahrten durch so genannte Fehlanfahrten, im Schnitt 20 Prozent aller Aufträge, sind ein großer Kostenfaktor im Logistikbereich Sanitätshaus. Verursacht wird diese Situation durch mangelnde interne Kommunikation im Geschäft. In der Regel werden dem beauftragenden Haus die fehlerhaften Fahrten vom Logistiker in Rechnung gestellt; ein großes und vor allem fremdverschuldetes Ärgernis sowie ein hohes Kostenrisiko. Nicht so bei doclog: Hier muss der Kunde diese nicht bezahlen, da die Avisierung zuvor über doclog selbst stattfand. Das Unternehmen stellt die Kosten seit Mitte 2014 vielmehr direkt der Abholstelle in Rechnung und lässt die Rechnungsabwicklung von einem auf die Gesundheitsbranche spezialisierten Rechnungsdienstleister (opta data Gruppe) abwickeln.

Fazit

Sanitätshäuser, die externe und hochspezialisierte Logistiker wie doclog mit der Lieferung bzw. Abholung beauftragen, sparen Zeit, Nerven und Geld und stellen sich zukunftssicher auf. So bleiben böse Überraschungen selbst bei exponentiellem Wachstum aus.